سبتمبر 29, 2022

دورات السكرتارية والإدارة المكتبية

  1. دورة: السكرتارية التنفيذية المتقدمة والتميز في فن الحوار وقوة الاتصال

 

مقدمة عن الدورة التدريبية:

نظراً للتغيرات السريعة التي تؤثر على المؤسسات اليوم، يُواجه المدراء والإداريون والمهنيون تحديات متزايدة لتعزيز قدراتهم وقيمتهم عند مدرائهم، وتمثل السكرتارية إحدى الطرق التنفيذية الرئيسية الأمثل لمواجهة تلك التحديات وأحد أهم ركائز الإدارة في المؤسسات لتطوير أساليب الادارة وتطبيق االطرق الفعّالة التي ثبت نجاحها في الإدارة وتمكين مدراء المكاتب من تطوير الأداء بما يزيد من فعالية العمل وتخفيض التكاليف المرتبطة به.

وتقوم هذه الدورة بتحديد الجوانب العملية والتطبيقية للمهام والمهارات بموظفي السكرتارية، كما تتضمن مجموعة من الأسئلة والأنشطة والحالات التطبيقية التي تهدف الى تعزيز وتثبيت المعلومات والمهارات اللازمة، وتتناول هذه الدورة موضوعات معرفية يلزم اتقانها، منها مهارات ادارة الوقت، الاتصال الفعال، مهارة تنظيم المواعيد والاجتماعات، المراسلات الواردة والصادرة، الأرشفة والتنظيم الفني للمحفوظات والفهرسة، كتابة الرسائل والتقارير، السكرتير والعلاقات العامة والانسانية، كيفية التعامل مع أصناف البشر المختلفة، كيف يتعامل السكرتير مع رؤسائه ومرؤسيه، الصفات التي يجب توفرها بالسكرتير، أهمية مهارات التفكير وحل المشكلات، ومهارات الإدارة التوافقية وغيرها من المواضيع ذات الصلة.

ولا شك أن السكرتارية التنفيذية الحديثة من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الاداري، فالسكرتارية هي المسؤول الاول عن تنفيذ العمل والتنسيق بين الادارات المختلفة والبريد الصادر والوارد وتحديد المواعيد والمقابلات والاجتماعات و كل ذلك مع الحفاظ على الوقت مع أقل مجهود مبذول لاتمام العمل بكفاية وفعالية.

أهداف الدورة التدريبية:

في نهاية الدورة سيكون المشاركون قادرين على:

  • معرفة المهام والمسؤوليات.
  • التعرف على المهارات الأساسية والشخصية.
  • معرفة الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق.
  • التعرف على التطبيقات الفعلية والعملية.
  • معرفة كيفية إعداد التقارير والمراسلات.
  • معرفة التطبيقات الإلكترونية والتكنولوجية.
  • التعرف على كيفية التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والاتيكيت.

الفئات المستهدفة:

  • شاغلو وظائف السكرتارية التنفيذية أو المرشحون لشغلها.
  • كل من يجد في نفسه الحاجة لهذه الدورة ويرغب بتطوير مهاراته وخبراته.

محتوى الدورة التدريبية:

الوحدة الأولى:

الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق:

  • أهمية الاتصالات المكتبية في حفظ الوثائق.
  • خصائص موظفي  الحفظ.
  • التعامل مع الاتصالات المكتبية.
  • نشأة ودور الوثائق.
  • نظم الإشراف على المحفوظات.
  • التصنيف والترميز والفهرسة.
  • استخدام الحاسب في الأرشفة.
  • حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق.
  • فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات.
  • التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع.

الوحدة الثانية:

إعداد التقارير والمراسلات:

  • مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها.
  • أهمية التقارير للإدارة.
  • القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة.
  • خصائص وأجزاء التقرير الجيد.
  • أسلوب كتابة المراسلات والتقارير.
  • الأشكال التوضيحية في التقارير.
  • الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير.
  • الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير.

الوحدة الثالثة:

مهارات السكرتارية الحديثة:

  • دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري.
  • مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية.
  • إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات.
  • تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات.
  • التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية.
  • تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف.
  • السكرتارية الإلكترونية.
  • استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.

الوحدة الرابعة:

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:

  • العملية الإدارية المكتبية.
  • مهام ومسؤوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي.
  • مهارات الاتصال.
  • إدارة الوقت وتحديد الأولويات.
  • تنظيم الاجتماعات وتنظيم السفريات.
  • التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.
  • البيئة المادية في المكتب الحديث.
  • المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية.
  • التجهيزات والتقنيات المكتبية.
  • أدلة العمل والإجراءات المكتبية.

الوحدة الخامسة:

السكرتارية الإلكترونية:

  • الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
  • أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
  • إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
  • عرض المعلومات بالحاسب الآلي.
  • تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
  • تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
  • تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
  • التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.
  • الاتصالات الإلكترونية {الإنترنت، والبريد الإلكتروني}.

الوحدة السادسة:

التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والإتيكيت:

  • مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.
  • العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي.
  • تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية.
  • مهارات استخدام الهاتف.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. دورة: حفظ الوثائق والبيانات وأرشفتها إلكترونياً ويدوياً

 

مقدمة عن الدورة التدريبية:

في علم الحوسبة، يتم تخزين المعلومات في ذاكرة داخل ما يسمى بـ “ملف”، وكلمة “ملف” بشكل عام تعرف أحياناً بـ “أرشفة إلكترونية أو محفوظات إلكترونية” وأحياناً بـ “مستندات رقمية”، ومصطلح “أرشيف إلكتروني” يعني ملف معلومات يُقسم إلى سجلات وحقول أي صفوف وأعمدة كما هو الحال في الجداول، أما مصطلح ” مستندات رقمية ” تعني ملف معلومات لا يحكمه معيار تصنيف محدد. والأرشفة الإلكترونية هي “عملية استخدام الجهات التي ستدخل في نطاق الدراسة لتقنيات المعلومات الحديثة، المادية والمنطقية من أجهزة الحاسبات وبرمجياتها، وتقنيات الاتصالات وملحقاتها، للقيام بجميع المهام التي كانت تقوم بها الأرشفة التقليدية وأكثر، ذلك لزيادة السيطرة على الوثائق وتحسين وسائل إدارتها من خلال أسس التنظيم المعلوماتي “.

أهداف الدورة التدريبية:

في نهاية الدورة سيكون المشاركون قادرين على:

  • اكتساب المهارات الحديثة والعصرية في مجال الإدارة المكتبية.
  • التمكن من إعداد المراسلات العامة والخاصة.
  • التمكين من عملية التوثيق والأرشفة وحفظ الملفات إلكترونياً.
  • التمكن من إعداد تقارير العمل والتقنيات الكتابية.
  • الاطلاع على الأرشفة الإلكترونية وأهميتها.
  • الاطلاع على الطرق والأساليب الحديثة في حفظ الوثائق والملفات إلكترونياً.
  • الاطلاع على المواصفة الدولية المتعلقة في حفظ الوثائق والملفات والمخطوطات.

الفئات المستهدفة:

  •  موظفو المعلوماتية المعنيين بحفظ الوثائق إلكترونياً.
  •  موظفو السكرتارية والديوان.
  • جميع الموظفين في مجال حفظ و ضبط الوثائق و السجلات.
  • المعنيين باعمال السكرتارية وإدارة المكاتب وحفظ الوثائق والبيانات.
  • كل من يجد في نفسه الحاجة لهذه الدورة ويرغب بتطوير مهاراته وخبراته.

محتوى الدورة التدريبية:

الوحدة الأولى:

  • مفهوم إعداد المراسلات.
  • أهمية إعداد المراسلات.
  • حفظ الملفات.
  • إعداد التقارير.
  • أنواع المحفوظات.
  • أهمية المحفوظات.

 

الوحدة الثانية:

  • طرق أرشفة المحفوظات ومراجعتها إلكترونياً.
  • الأساليب والطرق الحديثة في الارشفة وحفظ الوثائق والملفات إلكترونياً.
  • مواصفة الايزو العالمية الخاصة بحفظ الوثائق والملفات وأرشفتها.

الوحدة الثالثة:

  • مراحل التخطيط للأرشفة الإلكترونية:
    • مرحلة الدراسة والمسح.
    • مرحلة التحليل.
    • مرحلة بناء الخطة.
    • مرحلة اختيار البرمجيات.
    • مرحلة إعداد قواعد البيانات.

الوحدة الرابعة:

  • المراحل التنفيذية للأرشفة الإلكترونية:
    • مرحلة تحضير الوثائق والملفات.
    • مرحلة التصوير الضوئي.
    • مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة.
    • مرحلة الفهرسة.
    • مرحلة إعداد الملفات.
    • مرحلة الحفظ والخزن.
    • مرحلة الاطلاع على الأرشيف الإلكتروني.

الوحدة الخامسة:

  • أنواع المراسلات.
  • أنواع التقارير الرسمية.
  • صفات المراسلات.
  • صفات التقارير الرسمية.

:الوحدة السادسة

  • العبارات المناسبة في كتابة المراسلات.
  • .العبارات المناسبة في كتابة التقارير
  • طرق وأساليب حفظ الملفات.
  • طرق وأساليب توثيق الملفات إلكترونياً.

:الوحدة السابعة

  • وسائل الأرشفة.
  • حفظ السجلات وتوثيقها إلكترونياً.
  • طرق التفاعل وزيادة الانتاجية في المكاتب.
  • الاسس الخمس للعمل الجيد في إدارة اعمال الديوان والمكاتب والسكرتارية.

الوحدة الثامنة:

  • طرق التعامل مع السجلات والوثائق الإلكترونية.
  • طرق الاتصال مع العملاء الإلكترونيين.
  • طرق التعامل مع العملاء الإلكترونيين.

الوحدة التاسعة والعاشرة:

  • التقنيات الكتابية وإعداد تقارير العمل.
  • مكونات التقارير.
  • مراحل إعداد التقارير.
  • مهام كل مرحلة من مراحل إعداد التقارير.
  • تمارين وحالات عملية.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. دورة: التقنيات المتقدمة في إعداد التقارير باستخدام الحاسب الآلي

 

مقدمة عن الدورة التدريبية:

كثيرٌ مايُطلب منا كتابة التقارير، إمّا في الوظيفة أو في الجامعة أو في أماكن العمل، ويتطلب مِنّا معرفة كتابة التقارير وتصميمها، فكُل تقرير يختلف عن الآخر حسب نوع الدراسة أو البحث المطلوب، فمن المُفيد أن نتعرف معاً في هذه الدورة على كيفية كتابة التقارير باحترافية ومِهنية عالية، ومعرفة أساس التقارير وعناصِرها وغير ذلك بما يتعلَق في الموضوع. والتقرير هو عبارة عن وثيقة مِهنيّة تتضمن دراسة مُشكلة أو أزمة أو مسألة مُتعلقة بنقل معلومات وبيانات ونتائج، هدفُها تقديم أفكار وتوصيات مُترتبة على هذه الدِراسة، وللتقرير قواعد أساسية تتحكَم في عملية الكتابة، وهي: الدّقة والإيجاز والوضوح.

أهداف الدورة التدريبية:

في نهاية الدورة سيكون المشاركون قادرين على:

  • إكتساب المهارات الفنية لإعداد التقارير على اختلاف أنواعها.
  • دراسة التقنيات الفنية ومفاهيم التقارير.
  • معرفة كيفية إعداد التقرير باحتراف.
  • تطوير مهارات كتابة التقارير الإدارية والقانونية.
  • دراسة وتدقيق السمات الأساسية للتقرير المتميز.
  • التعرف على القواعد العامة لكتابة التقارير باحتراف.
  • مواصفات التقارير الهادفة.
  • الدراسة الفنية لأنواع التقارير المختلفة.
  • تنمية المهارات العملية في مجال إعداد وكتابة التقارير.
  • معرفة شروط كتابة التقارير.
  • المزج بين النظرية والتطبيق في كتابة التقارير القانونية.
  • إكتساب مهارات إعداد التقارير بلغة احترافية.

الفئات المستهدفة:

  • مدراء المكاتب وجميع أقسام السـكرتارية.
  • العاملون في الشؤون الإدارية والمالية والقانونية والفنية وإدارة العلاقات العام.
  • جميع الموظفين التنفيذيين في مختلف الأقسام في القطاعين الحكومي والخاص والنفطي .
  • جميع الموظفين الذين يتطلب عملهم إعداد وكتابة كافة أنواع التقارير.
  • كل من يجد في نفسه الحاجة لهذه الدورة ويرغب بتطوير مهاراته وخبراته.

محتوى الدورة التدريبية:

الوحدة الأولى:

  • تطبيقات القواعد الشكلية والموضوعية.
  • مبادئ الاتصال الكتابي في إعداد الأنواع المختلفة من التقارير والمذكرات والرسائل الإدارية ومحاضر الاجتماعات.
  • تطبيقات على استخدام الأساليب الإحصائية والبيانية المناسبة في عرض محتويات التقرير باستخدام الحاسب الآلي.
  • المهارت الفنية لإعداد مراسلات فنية أوإدارية.
  • المهارات الفنية لكتابة محاضر الاجتماعات.

الوحدة الثانية:

  • التقارير والرسائل وأهميتها في العمل الإداري.
  • الكتابة الإدارية كوسيلة اتصال فعالة.
  • دور الكتابة الإدارية في تبسيط الإجراءات.
  • تطبيقات عملية على الكتابة الإدارية.
  • تطبيقات {التقارير – الرسائل- المحاضر– المذكرات}.

الوحدة الثالثة:

  • شروط كتابة التقارير.
  • تطبيقات الكتابة الناجحة للتقارير والرسائل والمذكرات.
  • مهارات الصياغة اللغوية في إعداد الرسائل والمذكرات الرسمية والتقارير.
  • كيفية إعداد المذكرات.
  • الفرق بين المذكرات الرسمية وغير الرسمية.
  • تخطيط وتنظيم التقارير للتوصل إلى نتائج وتقديم توصيات.

الوحدة الرابعة:

  • عشر مهارات لتحسين أسلوبك في الكتابة.
  • ثماني خطوات للتغلب على ضياع الأفكار عند بدء الكتابة.
  • خمس مهارات للصياغة اللغوية في إعداد التقارير.
  • التطبيق العملي لإعداد التقارير باستخدام أنظمة البرامج الجاهزة للحاسب الآلي.
  • مهارات العرض والمناقشة.

الوحدة الخامسة:

  • تطبيقات عرض التقارير باستخدام الحاسب الآلي.
  • تطبيقات على كتابة التقارير الفنية.
  • كيفية إعداد التقارير الفنية.
  • تخطيط وتنظيم التقارير الفنية للتوصل إلى نتائج وتقديم توصيات.
  • مرفقات التقارير الفنية {الخرائط – الجدوال – … }.

 

 

 

 

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.